O que é o controlo de crédito e como implementar o processo?

O controlo de crédito é o processo de gestão de contas que orienta a venda de bens ou serviços através da concessão de crédito ao cliente, cobrindo aspetos como o prazo de crédito, descontos de pagamento a pronto, condições de pagamento, critérios de concessão e política de recuperação de crédito.

Na prática, o controlo de crédito facilita a compra dos seus bens de consumo ou serviços ao propor condições de pagamento atrativas, tornando a oferta mais competitiva. Um controlo eficaz traduz-se em mais vendas - e em melhores margens.

Igualmente importante é decidir a quem se pode conceder crédito com segurança. Vender a prazo a clientes com um histórico de pagamentos frágil pode significar não receber os montantes devidos.

O controlo de crédito é o primeiro passo: garante que faz negócio apenas com clientes que aceitam as suas condições e demonstram capacidade de pagar dentro dos prazos acordados.

A gestão de crédito é a etapa seguinte: procura prevenir pagamentos em atraso ou o incumprimento através da monitorização, reporte e registo das operações. Quanto mais sólido for o controlo de crédito, mais fluida será a gestão de crédito.

O Seguro de Crédito protege as suas contas a receber contra o risco de incumprimento. Se o seu cliente não pagar a tempo, ou simplesmente não pagar, a apólice cobre a perda e salvaguarda a sua tesouraria.

Para as empresas, o Seguro de Crédito é uma solução simples, com implicações enormes. Em vez de manter reservas para cobrir o risco de incumprimento, transfere esses riscos para a seguradora, mantém estabilidade financeira e garante um fluxo de caixa previsível. Passa de uma postura reativa para uma posição proativa, em que gere e mitiga o risco de crédito com muito maior domínio.

As nossas soluções à medida vão ainda mais longe. Com a Allianz Trade, obtém acesso a uma rede global de especialistas e a informação baseada em dados que apoia as suas decisões em tempo real.

Um processo de controlo de crédito serve para assegurar que as suas condições e políticas de pagamento são cumpridas. Isso implica torná-las claras junto do cliente e da equipa interna: como são emitidas as faturas e o que acontece quando estas ultrapassam o prazo. Considere as seguintes etapas:

1. Recolha corretamente a informação do cliente: designação legal completa, tipo societário, morada e nome do responsável a quem deve ser enviada a fatura. Falhas neste passo básico levam a faturas extraviadas, pagamentos em atraso e um processo comprometido logo de início.
2. Realize due diligence e análise de solvabilidade a novos clientes: avalie a situação financeira, reputação, histórico comercial e de pagamentos. Entidades de informação de crédito e agências de notação disponibilizam relatórios úteis.
3. Defina limites de crédito: para controlar a exposição ao risco: identifique o montante máximo em aberto aceitável por cliente e pondere fatores como a regularidade dos pagamentos, a sazonalidade do seu negócio e a estabilidade das vendas ao longo do ano. As seguradoras de crédito comercial, como a Allianz Trade, podem também apoiar a avaliação dos clientes.
4. Faça revisões periódicas de controlo de crédito para acompanhar faturas pendentes e vencidas. Decida quais os clientes que exigem seguimento e investigue as causas de cada atraso: falta de atenção, extravio ou uma disputa por resolver?

O processo deve prever também o momento em que estas situações passam para a equipa de gestão de crédito, que pode negociar com o cliente e ponderar caminhos de recuperação de crédito: novas formas de pagamento, incentivos ao pagamento antecipado ou revisão das condições de crédito.

A empresa deve dispor de um procedimento formal e escrito que traduza práticas de controlo de crédito repetíveis e consistentes.

Formalizar estes procedimentos promove uma cultura de disciplina interna e garante que todos seguem as mesmas regras. Devem cobrir de forma clara as condições de crédito, a avaliação e o acompanhamento de clientes, o processo de faturação e a atuação perante atrasos de pagamento.

Uma boa gestão do crédito depende do envolvimento de toda a empresa - comunique estes procedimentos de forma transversal e forme também a equipa comercial, não apenas o departamento financeiro.

O sistema deve tornar o pagamento tão simples quanto possível para o cliente. Disponibilize vários meios de pagamento.

A tecnologia permite hoje que mesmo empresas de menor dimensão aceitem pagamentos online sem os custos elevados associados às contas de merchant banking. Alargar as vias de pagamento agiliza o sistema de controlo de crédito e favorece o cumprimento dos prazos.

Como referido, a monitorização da solvabilidade não se limita aos clientes novos. Em contextos económicos mais sensíveis ou em setores expostos, revisões trimestrais das demonstrações financeiras, da tesouraria e da faturação prevista dão-lhe uma leitura em tempo real da situação e permitem antecipar problemas.

Apesar de todos os cuidados, há clientes que não cumprem - cabe à equipa encontrar solução.

As cartas de controlo de crédito ajudam a recuperar pagamentos em atraso. Sugere-se a seguinte sequência:

1. Uma semana após o vencimento: envie uma primeira carta com um tom cordial, em poucas linhas, solicitando o pagamento no prazo de uma semana.
2. Uma semana depois: se o valor continuar em dívida, adote uma linguagem mais firme, fixe uma data limite e anexe a fatura.
3. Duas semanas mais tarde (cerca de um mês após o vencimento original): se o incumprimento persistir, pondere recorrer a apoio externo — uma sociedade de recuperação de crédito ou a sua seguradora de crédito. Comunique a intenção ao cliente por email e por carta, e esteja preparado para agir.

Uma carta de controlo de crédito não deve conter ameaças vazias. Faz parte do processo global de controlo de crédito e destina-se a garantir que o cliente cumpre a obrigação de pagamento nos termos acordados.

A externalização do controlo de crédito pode ser a opção mais protetora e menos onerosa para muitas empresas. Liberta tempo e recursos internos para captar oportunidades, entrar em novos mercados e apresentar propostas competitivas, protegendo em simultâneo a tesouraria.

O Seguro de Crédito é uma solução integrada de externalização do controlo de crédito. Cobre as contas a receber com prazo até 12 meses contra riscos comerciais e políticos imprevistos (insolvência do cliente, alterações a regulamentos de importação e exportação, entre outros), salvaguardando a tesouraria e evitando dívidas de cobrança duvidosa. Inclui a avaliação de clientes, informação financeira sobre clientes e potenciais compradores, recuperação de dívidas e indemnização em caso de incumprimento.

Outra vantagem prende-se com o relacionamento com clientes estrangeiros em atraso, onde entram em jogo línguas locais, fusos horários, culturas e usos comerciais distintos. Ao recorrer a uma seguradora de risco global, o controlo de crédito internacional passa a ser conduzido por representantes locais, que conhecem e partilham a língua e o contexto cultural do cliente. Reduz-se o risco de mal-entendidos e ganha-se eficiência em todo o processo.

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