Thánh toán chậm: cách thu hồi và phòng tránh

Thanh toán chậm là nguyên nhân dẫn đến 1/4 số vụ phá sản doanh nghiệp. Ngay cả khi chỉ có một hóa đơn bị thanh toán trễ, dòng tiền của doanh nghiệp cũng có thể bị gián đoạn. Các biện pháp pháp lý để thu hồi vốn thường gây tốn kém thời gian và nguồn lực. Một bức thư nhắc thanh toán trễ hạn có thể là chưa đủ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về cách xử lý và phòng tránh tình trạng thanh toán chậm trong tương lai.

Thanh toán chậm là khoản tiền mà bên vay hoặc khách hàng thanh toán cho bên cho vay hoặc bên cung cấp dịch vụ sau khi ngày đến hạn thanh toán đã qua, nhưng trước chu kỳ lập hóa đơn kết thúc.

Nguyên nhân dẫn đến thanh toán chậm rất đa dạng: vấn đề quản lý nội bộ, điều kiện thị trường bất lợi, hoặc thậm chí là do khách hàng của chính họ chưa thanh toán hóa đơn. Ngoài ra, khách hàng có thể cố tình trì hoãn thanh toán để khiếu nại hoặc tranh chấp hóa đơn.

Một khoản thanh toán chậm sẽ trở thành khoản nợ quá hạn hoặc không thanh toán sau khi ngày đến hạn đã qua và kỳ lập hóa đơn đã kết thúc.

Dù bất kể lý do gì, việc chậm thanh toán các khoản nợ thương mại có thể biến các khoản phải thu thương mại thành nợ xấu, dẫn đến tổn thất dòng tiền tạm thời hoặc vĩnh viễn. Điều này ảnh hưởng đến các dự báo tài chính và tiềm ẩn nguy cơ gây rủi ro cho cả hệ sinh thái các doanh nghiệp liên quan.

Thanh toán chậm cũng làm tiêu tốn thời gian và tiền bạc: việc soạn thảo thư nhắc thanh toán gây tốn them giờ làm việc, và để bù đắp sự thiếu hụt thu nhập, doanh nghiệp có thể phải sử dụng các khoản vay ngắn hạn hoặc thấu chi.

Việc thu hồi các khoản nợ thương mại chưa thanh toán thường được điều chỉnh bởi luật pháp. Tại một số quốc gia, khung pháp lý quy định rõ thời điểm một khoản thanh toán bị coi là “trễ” và các loại phí, phạt hoặc lãi suất chậm thanh toán có thể áp dụng để bù đắp chi phí  thu hồi nợ. Tuy nhiên, các luật này không áp dụng đồng nhất trên toàn thế giới.

Cơ hội thu hồi nợ sẽ cao hơn nếu giao dịch ở châu Âu hoặc Bắc Mỹ. Ví dụ, Mỹ, Anh, Hà Lan và các nước Scandinavia có khung pháp lý bao quát thanh toán chậm. Chẳng hạn ở Anh, Đạo luật Lãi suất Thanh toán Chậm Nợ Thương mại 1998 và sửa đổi năm 2013 cho phép nhà cung cấp thu hồi chi phí thu nợ cũng như lãi chậm trả ở mức 8% trên lãi suất cơ bản của Ngân hàng Anh.

Trong Liên minh Châu Âu, luật pháp lần đầu tiên được ban hành vào năm 1998 nhằm nhằm hỗ trợ quyền hợp pháp của các công ty trong việc thu lãi đối với các khoản thanh toán chậm. Nói một cách đơn giản, các quy định của EU chỉ ra rằng bên nợ sẽ buộc phải trả lãi và hoàn trả các chi phí thu hồi hợp lý cho bên chủ nợ nếu họ không thanh toán hàng hóa và dịch vụ đúng hạn (60 ngày đối với doanh nghiệp và 30 ngày đối với cơ quan công quyền).

Ví dụ, doanh nghiệp có thể yêu cầu bồi thường cho các chi phí hợp lý trong việc thu hồi khoản nợ phát sinh cũng như một khoản phí thanh toán chậm bổ sung, tùy thuộc vào quy mô của khoản nợ chưa thanh toán. Những điều khoản này cần được nêu rõ trong thỏa thuận với khách hàng. Phí thanh toán chậm sẽ khuyến khích khách hàng trả ngay nếu họ muốn tránh phát sinh thêm chi phí về sau. 

Hãy lưu ý rằng việc thu hồi nợ và cách áp dụng khác nhau rất nhiều giữa các quốc gia. Một số khu vực hoàn toàn không có luật pháp để hỗ trợ nhà cung cấp. Thư nhắc nhở thanh toán trễ có thể bị phớt lờ. Croner’s Reference Book for Exporters là một nguồn tài liệu hữu ích cung cấp thông tin về các thông lệ thương mại, cũng như các báo cáo quốc gia và hồ sơ thu hồi nợ mà chúng tôi cung cấp tại đây.   

Khi khách hàng lỡ thời hạn thanh toán, hãy nhanh chóng truy đòi hóa đơn còn nợ và gửi thư nhắc thanh toán hoặc thư thông báo thanh toán chậm, trong đó bao gồm các thông tin sau:  

• Thông tin chi tiết của cả hai công ty (tên, địa chỉ) 
• Ngày viết thư
• Người liên hệ chính tại công ty 
• Mã tham chiếu thanh toán, số hóa đơn 
• Tổng số tiền nợ + lãi/phí phạt (giải thích rõ các khoản này nếu áp dụng)
• Giải thích rõ ràng rằng khoản thanh toán đã quá hạn và khách hàng đã vi phạm điều khoản 
• Nhắc lại các trao đổi trước đó
• Nêu rõ bước tiếp theo, bao gồm hạn thanh toán cuối cùng và hậu quả nếu khách hàng vẫn không trả (thu hồi nợ, lãi và phí phạt liên quan, thủ tục pháp lý).

Tình huống này đòi hỏi sự thấu hiểu và khéo léo. Việc sử dụng bên trung gian có thể giúp duy trì mối quan hệ tốt nhằm giảm bớt căng thẳng giữa khách hàng và nhà cung cấp.

Với tư cách là một nhà cung cấp, những gì có thể làm để thu hồi một khoản thanh toán chậm là rất hạn chế nếu doanh nghiệp đang ở cách khách hàng của mình nửa vòng trái đất. Chuyên môn  thu hồi nợ toàn cầu từ một nhà bảo hiểm tín dụng thương mại chuyên nghiệp như Allianz Trade có thể hỗ trợ bằng cách cung cấp sự hiện diện tại địa phương, xóa bỏ rào cản ngôn ngữ cũng như những khó khăn về múi giờ, đồng thời trực tiếp tiếp cận khách hàng ngay tại khu vực của họ. 

Nếu vụ việc phải đưa ra tòa, doanh nghiệp sẽ cần ít nhất các tài liệu sau để củng cố lập luận của mình:

• Hợp đồng đã ký giữa nhà cung cấp và người mua. Đây có thể là điều khoản và điều kiện, thỏa thuận mua bán, hợp đồng bán hàng, v.v. nhằm chứng minh rằng hàng hóa hoặc dịch vụ đã được đặt mua.
• Hóa đơn vận chuyển, xác nhận giao hàng, v.v. (cũng đã ký), để chứng minh rằng hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp. 

Càng chuẩn bị kỹ lưỡng trong việc xác định thỏa thuận với khách hàng từ trước, doanh nghiệp càng ít gặp rắc rối với các khoản thanh toán chậm. Ba bước quan trọng, bao gồm:

1. Đánh giá khả năng tín dụng của khách hàng – khả năng thanh toán đúng hạn, báo cáo tín dụng, lịch sử thanh toán và uy tín.
2. Thương lượng các điều khoản thanh toán rõ ràng và phù hợp đồng thời thiết lập hạn mức tín dụng
3. Để một luật sư có kinh nghiệm về xuất nhập khẩu xem xét các điều khoản và điều kiện.

Khi doanh nghiệp đã sẵn sàng thực hiện thỏa thuận, hãy đảm bảo tất cả các trang được ký và ghi ngày tháng (các thỏa thuận được tạo và ký/ghi ngày điện tử ngày càng được chấp nhận cho mục đích pháp lý) trước khi bất kỳ đơn hàng nào được đặt hoặc công việc nào được bắt đầu. Việc sao chép các điều khoản này ở mặt sau của hóa đơn, nhưng chỉ riêng điều này là chưa đủ để chứng minh tính hợp lệ của thỏa thuận: hóa đơn chỉ được phát hành sau khi một đề nghị đã được chấp nhận. Bản thân hóa đơn không thể hiện một thỏa thuận đã được chấp nhận.

Hãy lưu ý rằng: việc thanh toán trễ các khoản nợ thương mại có thể làm gián đoạn dòng tiền và dẫn đến mất khả năng thanh toán. Nhưng các quyết định tín dụng quá thận trọng có thể bỏ lỡ cơ hội. Việc tìm ra sự cân bằng đúng đắn là rất quan trọng để tối đa hóa lợi nhuận của công ty. Bảo hiểm tín dụng thương mại giúp doanh nghiệp đạt được sự cân bằng này bằng cách cung cấp thông tin về khả năng tín dụng của khách hàng và bảo vệ doanh nghiệp trước các khoản nợ xấu.